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个人档案一般以纸质文件的形式存放在档案室，查找、检索十分费时繁琐，存储档案的空间很大，维护也很不便。备份文件需要大量的人力和物力，人工处理不可靠。所以，传统档案管理向数字化管理的转变是大势所趋，顺应时代发展和网络潮流的要求。
数字档案是一种新的档案信息管理模式，将多种载体的档案资源转换为以数字化、网络化、互联化方式存储、管理的数字化档案信息，形成结构有序、及时利用、资源共享的档案信息库。
档案馆数字化功能：
1.代替原件，有效延长原件保存期限。
2.数字化副本的分级保存。重要档案需要长期保存，以数据备份的方式制作多个数字拷贝以备份。
3.恢复档案材料褪色模糊的痕迹。对于字迹发生模糊扩散或褪变的档案，可以通过计算机扫描等处理技术，恢复模糊褪变字迹。
4.提高办公效率，实行数字化的档案管理，使资料能够及时归档并尽快加以利用，从而提高办公效率。
5.提高经济效益，数字化管理档案将传统以纸质载体的档案信息对象转变为机读档案，不仅节省了保管费用、占用空间，而且查阅方便快捷，避免了重复印制资料造成的纸张和人员浪费。
实行档案数字化，提高档案部门的服务水平，为档案内部管理和向客户提供高效、全面的服务。
