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湖南大学毕业生毕业后必须将本人档案转离学校，如毕业后无工作单位或单位无法接收个人档案可将本人档案转至长沙市本地人才中心或转回原籍人才中心。因特殊原因需将本人档案暂时保留在学院，则由毕业生本人向学院申请，学院同意后方可在学院保留一年。
档案提取流程：
1. 具备派遣资格、取得派遣证
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2. 毕业生将派遣证下联（白色联）交学院装入档案袋
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3. 学院整理毕业生个人档案，仔细核查归档材料是否齐全
具体归档材料见《湖南大学毕业生档案整理须知》
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4. 密封档案
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5. 档案转入接收单位
