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为进一步规范毕业生档案管理工作，特制定本规定。
一、学生工作处对毕业生档案的各项材料进行集中整理，材料内容包括：高考报名登记表、基本情况信息表、高等学校毕业生登记表、学习成绩单、毕业论文、实习鉴定表、奖惩材料、入党材料、报到证（就业指导中心单独封装），整理完毕后，在规定时间内移交档案和名册至学校就业指导中心。
二、针对每一届毕业生建立档案管理数据库，制作《湖南工商大学XX届毕业生档案数据库》，确保每一份档案信息详实，去向明确，处理意见清楚。
三、对材料齐全的档案进行封装、邮寄。学校就业指导中心在接到学生处移交的档案后一个月内通过EMS形式寄发。
四、对于在库且没有办理任何档案托管手续的毕业生档案，通过EMS形式邮寄到生源所在地的省（市、县）毕业生就业管理部门，邮寄地址详见全国各省市、湖南省各市州毕业生就业工作部门通讯录。
五、档案遗失补办。在学生档案确认为遗失时，学生可以到机要室、学生工作处、各学院补办相关档案材料，如高校录检信息表、学生成绩单、基本情况信息表、毕业生登记表、毕业论文、实习鉴定表等，补办《报到证》按照湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心相关规定办理，补办完毕将材料统一交学工处审核密封、就业指导中心邮寄。
六、毕业生档案的查询
应届毕业生一般在当年9月中旬即可查询其档案去向。
